Carolina is de voormalige voorzitter van de maatschap oogartsen. Zij heeft haar rol als voorzitter neergelegd, omdat zij in een heftige echtscheidingsprocedure verwikkeld zit. Zij heeft de maatschap vele jaren met veel plezier geleid en had de touwtjes stevig in handen. Het lukt Carolina maar niet om meer afstand te nemen en ruimte te geven aan de nieuwe garde. Nog steeds leunt de maatschap enorm op haar. Marc, haar opvolger, is nogal chaotisch en laat steken vallen. Carolina is moe, heel moe. Het lijkt alsof deze moeheid een verlammende werking heeft op de hele maatschap…
Betrokkenen
Het team bestaat uit vijf oogartsen, in leeftijd variërend van 38 tot 62 jaar. De afgelopen jaren is er een collega vertrokken en zijn er twee jongere collega’s bijgekomen, Katja en Steven. Zij zijn erg ambitieus en gericht op verandering en innovatie. Katja is een krachtige vrouw met veel energie, maar heeft dat tot op heden nog onvoldoende kunnen inzetten. Steven is de man van de inhoud. Hij praat veel, lang, erg gedetailleerd en luistert slecht. Carolina is een echte control freak. Zij heeft altijd het idee dat zij alles moet doen en regelen, maar heeft onvoldoende in de gaten dat zij dat zelf in stand houdt. Ze heeft het gevoel dat als zij het niet doet, het niet van de grond komt. Marc is de nieuwe voorzitter en zit qua leeftijd tussen alle maten in. Ook hij is erg ambitieus en legt de lat voor zichzelf en anderen hoog. Maar ook Marc is niet de beste communicator en verzandt snel in details. En dan is er nog Jacqueline, een oogarts van 62 jaar. Jacqueline is bewust bezig met het afbouwen van haar carriere. Zij wil haar patiëntenzorg blijven doen, maar alle overige zaken laat zij aan zich voorbij gaan. Zij is de vertrouwenspersoon van de maatschap.
Casus
Deze casus gaat over een maatschap oogheelkunde van vijf oogartsen binnen een middelgroot ziekenhuis. Er zijn geen echte conflicten, alleen verloopt de communicatie stroef, duurt besluitvorming lang en is de energie uit het team weggesijpeld. Carolina besluit hulp in te schakelen om de onderlinge communicatie te verbeteren. Ze heeft het gevoel dat alles op haar schouders rust. De nieuwe voorzitter, Marc, is nog zoekende naar zijn rol. Carolina wil rust voor zichzelf creëren, maar kan moeilijk loslaten en heeft weinig vertrouwen in de daadkracht van de andere maten. Zij belt dus een mediator en er wordt een afspraak gemaakt om een maatschapsoverleg bij te wonen.
De mediator woont het overleg bij en nodigt alle oogartsen uit om een aantal vragen te beantwoorden over de eigen rol in het team, over het team als geheel en wat zij als verbeterpunten zien. Vooral de jongere collega’s vinden weinig aansluiting. Er ontstaan lange inhoudelijke discussies waarbij iedereen de eigen standpunten wil ventileren. Er wordt slecht naar elkaar geluisterd en er is geen sprake van een dialoog. Wanneer de mediator de groep hierop wijst, valt het stil. Geen wonder dat besluitvorming traag verloopt! Vervolgens ontstaat er een verdieping in het gesprek waarin eenieder begint uit te leggen hoe dit patroon is ontstaan. Vooral het effect hiervan op de jongere collega’s is overduidelijk. Zij voelen zich onvoldoende gehoord: Carolina’s wil is wet. Nieuwe ideeën worden niet meer ingebracht, alles blijft zoals het was en er is kennelijk geen ruimte voor verandering. Dat is de sfeer die heerst. Als de mediator deze sfeer schetst en teruggeeft aan de maten wordt dit bevestigd en er bestaat een unanieme behoefte om dit te verbeteren. Carolina wil meer afstand nemen, maar heeft niet het vertrouwen dat taken dan goed overgenomen worden. Dat irriteert Katja zichtbaar. Katja is een van de jongere maatschapsleden. Een heftige discussie laait op waarin Katja Carolina verwijt dat zij geen ruimte geeft voor nieuwe ideeen en veranderingen tegenhoudt. Carolina reageert emotioneel en voelt zich persoonlijk aangevallen. Hier schrikt iedereen van, want Carolina heeft het al zo zwaar. Carolina geeft aan “dit er niet ook nog bij te kunnen hebben … ” Onbedoeld zijn de privéproblemen van Carolina zo haar machtsmiddel geworden. Dit heeft een verlammende werking op het groepsproces, want niemand wil haar kwetsen en dus verandert er niets. De mediator adviseert om een aparte sessie te beleggen voor een goed gesprek tussen Katja en Carolina.
Twee weken later treffen de beide dames en de mediator elkaar op de polikliniek in het ziekenhuis. Er blijkt heel wat onderhuids te spelen. Carolina heeft Katja verscheidende keren in verlegenheid gebracht in het bijzijn van een patiënt. De bitse houding van Carolina stoort Katja enorm. Zo ging Katja eens advies vragen bij Carolina tijdens het spreekuur en werd er zonder pardon uitgezet met de mededeling dat het nog geen tijd voor patiëntenoverleg was. Hoewel Katja dus heel boos is op Carolina, heeft ze dat niet geuit. De spanning is voelbaar. Omgekeerd verwijt Carolina Katja een arrogante houding, waardoor zij zich buitengesloten voelt. Katja heeft een goede band met Marc. Dit is voor Carolina weer bedreigend. Marc en Katja gaan vaak samen hardlopen. Carolina zou graag mee willen, maar kan dat niet. In een stevig gesprek wordt alles besproken. Beide dames zijn opgelucht en spreken naar elkaar uit weer met een schone lei verder te kunnen gaan. Carolina adviseert Katja om zich sterker te profileren in de maatschap: zij zou een uitstekende voorzitter zijn! Een mooier compliment kon zij niet geven. De volgende stap is de groep weer samen te brengen. Weer wordt gekozen voor het combineren van mediation in het maatschapsoverleg. De sfeer is veel beter. Katja neemt een actieve rol in en helpt de voorzitter bij het leiden van de vergadering en vooral bij het bewaken van de tijd en het nemen van besluiten. Het onuitgesproken conflict tussen Katja en Carolina was een van de belangrijke factoren die ervoor zorgde dat de communicatie binnen de maatschap stroef verliep, maar dat is nu verleden tijd. Carolina kan wat meer rust nemen en er blijken anderen te zijn die haar rol kunnen overnemen.
Resultaat
De eerste mediationbijeenkomst leert veel over de wijze van communiceren binnen de maatschap. Het mediationgesprek tussen de twee vrouwen heeft lucht gebracht in het team. Er lag een soort verstikkende deken overheen. Alle maten waren bang om Carolina te kwetsen. Tijdens het volgende maatschapsoverleg coacht de mediator actief op het communicatieproces. Belangrijke aandachtspunten hierbij zijn het verbeteren van de besluitvorming en het bieden van voldoende ruimte aan iedereen. Tot slot gaat de groep onder begeleiding van de mediator aan de slag met het geven en ontvangen van feedback. De bedoeling is dat de deelnemers elkaar niet alleen persoonlijk beter leren kennen, maar ook elkaars gebruiksaanwijzing gaan lezen en begrijpen. Samen werken en besluiten nemen gaan nu eenmaal veel gemakkelijker en beter als er draagvlak en oprechte betrokkenheid is.